内部控制的方式很多,在不同的业务处理过程中,应当采用不同的控制方式,才能最大限度地发挥内部控制制度的作用。
1.授权控制
授权控制是指单位内部的各级工作人员必须获得批准和授权后,方能执行或处理有关的经济业务。其基本要求是:单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使相应职权,各级工作人员在处理业务时,必须首先明确自己的职权和责任,在授权范围内开展工作,既不能超越权限去处理那些不属于自己职权范围内的事情,如非出纳员收付货币资金、非会计员处理账务等,也不能推诿责任,对那些属于自己职权范围内的事情不认真办理,如保管员不认真负责物资收发,会计员不按规定登记账簿等。
按授权的性质,授权控制可分为:“一般授权”和“特定授权”。一般授权通常规定处理正常经济业务的标准,授予有关人员处理一般经济业务的权利,如推销员按规定价格销售产品或商品、采购员可在计划指标内购买材料等。特定授权是指授予有关人员处理特殊经济业务的权利。例如,企业销售闲置设备、削价处理积压的存货,必须经私营企业主特别批准授权后才能处理,销售人员不得自行决定。否则,就属于越权行为,销售价格就会失去控制,就有可能产生漏洞。
授权控制有利于建立岗位责任制,便于有关人员各司其职,各负其责,有效防止问题的出现……即使发生问题也便于查找解决。
2.分权控制
分权控制,又称职务分管控制,它要求任何一项经济业务的办理,都必须由两人或两人以上分工掌管,不允许任何一个人单独办理任何一项经济业务,以便形成相互制约、相互监督的格局,避免一个人包办经济业务全过程而容易出现的弊端和错误。一般情况下,以下职务和权力应当实行分管:
(1)经济业务的授权批准职务与执行职务应予以分离,即将审批权与执行权分离。
(2)经济业务的执行职务与记录职务应予分离,即将业务的执行权与记录权分离。
(3)财产物资的保管职务与会计记录职务应予分离。
(4)经济业务的经办职务与稽核职务应予分离。
(5)货币资金出纳职务与总账记录职务应予分离。
此外,经济业务的授权批准职务与监督检查等职务也应分离,以确保内部控制的严密性。
3.凭证控制
凭证控制是指经济业务发生时,通过填制和传递原始凭证,对经济业务实施记录控制,以便在任何时候、任何问题发生时都有据可查。为此,设计足够的凭证联次和合理的凭证传递程序,将业务发生所涉及到的各职能部门或个人联系起来,是强化内部控制的有效方式。
其主要内容是:
(1)每发生一笔经济业务,都必须填制或取得合法的、真实的、正确的原始凭证,作为各项业务的证明材料和控制依据。
(2)根据需要用复写方式填制凭证,即一式几联。
(3)重要的凭证如收款收据、销货发票等应当事先编号,以防短缺,一般凭证可在使用时按顺序统一编号。
(4)凭证上必须具备业务经办人员的签名或盖章,以明确其应负责任,强化制约关系。
(5)建立复查和核对制度,包括对凭证本身的复查和与其他有关凭证的核对。如购货发票……既要审查其是否符合原始凭证填制要求,又要与订货合同、收料单等进行核对。
(6)建立科学合理的凭证传递程序,与业务的标准处理程序结合起来,使各种凭证在业务经办部门和人员之间合理的流转。既要经过每一个必要的环节,防止遗漏,发生失控现象,分不清责任,又要尽可能地减少传递环节,提高工作效率。
(7)建立严格的印制、购买、保管、使用、注销和存档等管理制度。
4.账簿控制
这一控制方式是通过利用会计账簿对经济业务进行序时、分类记载的功能,实施内部控制。其主要内容是:
(1)建立完整的账簿组织体系,明确规定各种账簿的作用以及它们之间的关系。做到:总账控制明细账、日记账;明细账控制财产实物和债权债务的数量、金额变化;日记账控制收付款的笔数和金额。
(2)规定过账、对账、结账的要求,并区别各种账簿做出不同的规定。如总账既可逐笔过账,又可汇总过账,而明细账、日记账必须逐笔登记,尤其是现金、银行存款日记账还须逐笔结出余额。
(3)建立严格的账簿领用、存档、查阅、销毁等方面的管理制度。
5.岗位轮换控制
岗位轮换是指各个岗位上的工作人员定期不定期的相互调换职务,避免一个人在一个工作岗位上长期滞留。特别是涉及货币资金收支和财产实物收发的岗位,应尽可能地经常调换……
具体而言岗位轮换具有以下好处:
(1)防止某些人因长期从事某项工作而产生