内控到底有多重要,为何内控搞不好,利润就上不去?如何搞好内控?
沃尔玛百货有限公司由山姆·沃尔顿于1962年创立。在短短几十年间,它由一家小型折扣商店发展成为世界上最大的零售企业之一。2002年《财富》评选的“500强”中,沃尔玛更是2189.12亿美元的销售收入位居首位。沃尔玛不断壮大,超越对手,坐上了世界零售企业的头把交椅。沃尔玛强大的物流信息系统在其发展过程中起到了举足轻重的作用。
沃尔玛有0000多种商品,为满足全4000多家连锁店的配送需要,沃尔玛每年的运输总量超过70000万箱,总行程达5000万公里。没有强大的信息系统,它根本不可能完成如此大规模的商品采购、运输、存储、物流等管理工作。早在20世纪80年代沃尔玛就建立起自己的商用卫星系统。在强大的技术支特下,如今的沃尔玛已形成了“四个一”,即“天上一颗星”——通过卫星传输市场信息;“地上一张”——有一个便于用计算机络进行管理的采购供销络;“送货一条龙”——通过与供应商建立的计算机化连接,供货商自己就可以对沃尔玛的货架进行补货;“管理一棵树”——利用计算机络把顾客、分店或山姆会员店和供货商像一棵大树有机地联系在一起。
1.对信息系统的大力支持控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策、程序及其效率产生影响的各种因素,具体包括企业的董事会,企业管理人员的品行、操守、价值观、素质与能力,管理人员的管理哲学与经营观念,企业文化,企业各项规章制度,信息沟通体系等。企业控制环境决定其他控制要素能否发挥作用,是内部控制其他控制要素发挥作用的基础,直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及企业内部控制目标的实现,是企业内部控制的核心。任何新生事物的成长,都要有与之适应的土壤。在20世纪80年代初期,一家企业建立一个卫星系统几乎是不可想象的。
在提出要建立自己的卫星系统时,山姆·沃尔顿是不太赞成的。他认为目前的信息系统已经可以使沃尔玛在同业中处于领先地位,不必要再将如此多的资金投进去。然而公司的其他高层,包括几位董事和技术总监,深知投资新技术对公司发展和控制成本、提高管理的重要性,他们勇于不断地向山姆施压,并以大量的数据证明了建立卫星系统的可行性以及将会给沃尔玛带来的巨大效益。在其他高管的不懈努力下,山姆终于让步了,沃尔玛立刻花费大约7亿美元建成目前拥有的计算机和卫星系统。如今,集团专门从事信息系统工作的科技人员高1200多人,每年投入信息的资金不下5亿美元。可以说,如果没有高层人员当初的卓识远见,如果没有他们对信息系统的强力支持,沃尔玛不可能有今天的规模和地位。
2.保持应有的风险意识环境控制和风险评估,是提高企业内部控制效率和效果的关键,沃尔玛在不断引进新技术的基础上仍保持着非常谨慎的态度。
每次有哪位主管想建立新系统,山姆总要求他们认真地对应用这个系统后可能带来的风险进行评估,并且谨慎地推行系统的应用范围,循序渐进,逐渐推广。1981年,沃尔玛开始试验利用商品条码和电子扫描器实现存货自动控制。公司先定几家商店,在收款台安装读取商品条码的设备。两年后,试验范围扩大到25家店。1984年,试验范围扩大到70家店。1985年,公司宣布将在所有的商店安装条码识别系统,当年又扩大了200多家。到80年代末,沃尔玛所有商店和配送中心都安装了电子条码扫描系统。一个系统从试验到全面应用相隔差不多十年时间。其风险意识之强由此可见一斑!
3.建立与信息系统相适应的控制活动控制活动是确保管理层的指令得以实现的政策和程序,旨在帮助企业保证其针对“使企业目标不能达成的风险”采取必要行动。在建立了卫星系统后,沃尔玛针对这个交互式的通讯系统重新设定了一系列的控制活动。
在沃尔玛总部,高速电脑和各个发货中心及各家分店的电脑联接,商店付款台上的激光扫描器会把每件货物的条形码输入电脑,再由电脑进行分类统计。当某一货品库存减少到一定数量时,电脑会发出信号,提醒商店及时向总部要求进货。总部安排货源后,送往离商店最近的一个发货中心,再由发货中心的电脑安排发送时间和路线。这样,从商店发出订单到接到货物并把货物提上货架销售,一整套工作完成只要36个小时。这保证了它在拥有巨大规模的同时仍保持高效。世3000多家沃尔玛分店的任一POS(PointofSale)机在扫描完一件商品时,数据都会立刻传到该中心。这些控制活动加快了决策传达和信息反馈的速度,提高了整个公司的工作效率,同时节省了总部与分支机构的沟通费用。
4.监督
企业内部控制是一个过程,这个过程系通过纳入管理过程的大量制度及活动实现的。要确保内部控制制度切实执行且执行的效果良好、内部控制能够随时适应新情况等,内部控制必须被监督。沃