(1)检查工时记录卡,查实是否有加班时间,是否经常有加班时间且数额较大。如果某一人经常有加班时间且数额较大,说明可能存在虚列加班时间的舞弊行为。
(2)询问其直接管理人员,其下属的工作量有多大,是否需要经常加班才能完成工作。询问直接管理人员,他们是否会过问加班时间,是否亲自在工时记录卡上签名,签名时是否经过认真的审核等。
4.虚构卖方
虚构卖方是职员通过企业账户直接支付或对虚列的应付账款进行支付的一种职员舞弊行为。这是一种较常见的职员舞弊行为。
在小企业中,舞弊职员可简单地给他自己开出现金支票提现,待银行对账单到来时,就用伪造的或作废的支票注销或替换用来舞弊的支票,因而,这类舞弊行为通常发生在那些调整银行账户或知道与银行账户不一致的职员身上。
当支付工作职员分离且控制得较严格时,就迫使舞弊职员利用真正的发票和其他文件向虚构的卖方付款;如果虚构的卖方声称提供了存货或其他有形资产,那么舞弊职员就必须伪造企业已经取得这些资产以及已经验收的有关证明文件;
在需要邮寄支票的企业中,舞弊职员必须确定能够自己收到支票的投寄地点。一般说来,舞弊职员为避免其舞弊活动被揭露,常常精心选择投寄地点,使企业难以追查已付款项的去处。
由于进行虚构卖方舞弊行为的职员都要利用企业账户,通过支票向外进行虚假的支付,有些还要提供相关经济业务的凭证。因此,企业经营管理者可以从支票及其相关凭证着手调查:
(1)函证企业开户银行、查询支票的号码和金额,并和企业账上的支票号码和金额核对,验证两者是否有不相同之处。如果有不一致之处,那就可能存在以伪造的或作废的支票注销账户的可能性。
(2)函证企业已支付的款项,如果收不到回函或投寄地点或投寄单位不存在,就应引起高度重视,需要采用相应的替代程序,验证其真实性。
(3)根据企业账户记录,盘点存货或者清查资产,查证交易的真实性。如果声称的存货或其他资产不存在,说明可能存在虚构卖方舞弊的事件。
5.虚列出差办公费用一般企业对出差员工的某些支出项目进行报销,对外出、采购办公用品的支出进行报销,这就给一些员工以可乘之机。
在外地工作的人经常会多收集车票,将住宿的发票开贵一些;如果住在朋友家,也要想办法弄到几张住宿发票;将自己请客的支出记入“招待费”的范围。
一般商店或批发市场不愿意多开发票,因为他们必须多缴一部分税。但是如果采购人员愿意向购买单位支付这一部分税款,会很容易得到发票。